Työkaluja

Toimintaympäristön seuranta ja analyysi

Toimintaympäristön analyysi on yleensä ensimmäinen
askel pidemmässä ennakointiprosessissa, joka voi
jatkua esimerkiksi skenaarioiden tekemiseen.

Mikko Dufva

---

Pohjan strategiselle ennakoinnille muodostaa toimintaympäristön jatkuva systemaattinen seuranta ja analysointi, minkä vuoksi se muodostaa hyvän aloituspisteen organisaation tulevaisuussuuntautuneelle kehittämiselle. Jokaisessa yrityksessä tai muussa organisaatiossa seurataan jollakin tavalla muuttuvaa liiketoimintaympäristöä ja yhteiskuntaa, jonka osana se toimii.

Mikko Dufvan artikkeli taustoittaa hyvin toimintaympäristöanalyysin lähtökohtia ja käsitteitä.

Hyviä apuja yritysennakoinnin aloittamiseen ovat esimerkiksi Pienyritysten navigointiopas tulevaisuuteen ja Pk-yrityksen ennakointiopas. Voit tutustua ja ladata nämä oppaat yrityksesi käyttöön.

Julkishallinnossa otetaan muuttuva yhteiskunta ja sen mahdollisuudet ja haasteet haltuun. Aluehallintovirastojen ja ELY-keskusten strategia-asiakirjaa 2024–2027 varten tehty toimintaympäristöanalyysi on tästä hyvä esimerkki. Voit tutustua julkaisuun täällä.

PESTEL-viitekehyksellä systeemisyyttä ja kokonaisvaltaisuutta

Ennakoinnin haasteena on usein keskittyminen vain yhteen ilmiöön (esim. tekoäly), mikä saattaa syödä merkittävästi huomiota muilta tärkeiltä trendeiltä ja aiheuttaa erilaisia vinoumia omaan ajatteluun. Tätä voidaan ratkaista käyttämällä systeemiseen ajatteluun pohjautuvia viitekehyksiä.

Näistä ehkä tunnetuin ja yleisin viitekehys on PESTEL, jota on Etelä-Karjalan alueella on hyödynnetty muun muassa tässä mikro- ja pienyrittäjille toteutetussa ennakointikoulutuksessa. PESTELin idea on se, että seurantaan kerätään ilmiöitä niin poliittisista, taloudellisista, sosiaalisista, teknologisista, ekologisista ja lainsäädännöllisistä kategorioista. Siitä on mahdollista myös poistaa tai lisätä kategorioita riippuen oman yrityksen tai organisaation tarpeista. Tämä viitekehys myös kannustaa ottamaan haltuun yhteiskunnallisen toimintaympäristön kokonaisvaltaisemmin, kuin monet muut menetelmät.

Skenaariotyö

Skenaariotyöskentely auttaa tulevaisuuden epävarmuuden hallinnassa.

Tarja Meristö

Skenaarioiden avulla saadaan luotua vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia ja mahdollisesti kehityspolkuja ennalta sovitun ajan päähän tulevaisuuteen. Muodostamalla skenaarioita saadaan otettua paremmin haltuun epävarmaa tulevaisuutta. Muodostamalla skenaarioita voidaan varautua epävarmuuksiin ja tunnistaa erilaisia kehitysvaihtoehtoja, mikä tekee niistä arvokkaan työkalun strategisessa suunnittelussa, päätöksenteossa ja riskienhallinnassa.

Laadukkaan skenaariotyön perusta on huolellinen toimintaympäristön seuranta ja analyysi. Ennen skenaarioiden rakentamista on tärkeää tunnistaa keskeiset trendit, heikot signaalit ja muutostekijät, jotka voivat vaikuttaa tulevaisuuden kehitykseen. Näiden tietojen pohjalta voidaan muodostaa perusteltuja ja realistisia skenaarioita, jotka tarjoavat käyttökelpoisia näkökulmia tulevaisuuden suunnitteluun.

Perinteinen tapa toteuttaa skenaariotyötä on nelikenttämalli, jossa valitaan kaksi keskeistä, epävarmaa ja vaikutuksiltaan merkittävää tekijää. Näiden pohjalta muodostetaan neljä erilaista skenaariota, jotka kuvastavat mahdollisia tulevaisuuspolkuja. Skenaariotyö ei kuitenkaan rajoitu nelikenttämalliin, vaan sitä voidaan toteuttaa myös muilla menetelmillä, kuten narratiivisella skenaariotyöllä, jossa tulevaisuuskuvat kuvataan tarinallisesti, tai kvantitatiivisella analyysillä, jossa käytetään tilastollisia malleja ja simulaatioita.

Skenaariot eivät ole ennusteita, vaan ne tarjoavat kehikon tulevaisuuden ajattelulle ja päätöksenteolle. Ne auttavat varautumaan erilaisiin mahdollisiin tulevaisuuksiin ja tunnistamaan toimenpiteitä, joilla voidaan joko edistää toivottuja kehityskulkuja tai välttää epätoivottuja skenaarioita.

Forecasting ja backcasting

Forecasting (ennakointi) tarkoittaa tulevaisuuden ennustamista nykyhetkestä käsin. Se perustuu historiallisiin trendeihin, nykytilan analyysiin ja erilaisten mallien avulla tehtäviin arvioihin siitä, miten tulevaisuus todennäköisesti kehittyy. Forecasting-menetelmät ovat hyödyllisiä esimerkiksi markkinatrendien, teknologisen kehityksen ja talousennusteiden laatimisessa. Backcasting (tulevaisuuden muistelu) lähtee liikkeelle halutusta tulevaisuudenkuvasta ja etenee taaksepäin tunnistaen ne toimenpiteet, päätökset ja muutokset, jotka johtavat kyseiseen tavoitetilaan. Tämä menetelmä soveltuu erityisesti kestävän kehityksen, strategisen suunnittelun ja pitkän aikavälin tavoitteiden asettamiseen, sillä se auttaa hahmottamaan konkreettisia polkuja haluttuun tulevaisuuteen. Yhdessä nämä menetelmät tarjoavat kattavan tavan tarkastella tulevaisuutta – toinen ennustaa mahdollisia kehityskulkuja, kun taas toinen auttaa rakentamaan toivottua tulevaisuutta.

Forecasting-menetelmiä ovat esimerkiksi:

• Aikasarja-analyysi, jossa tarkastellaan historiallisia trendejä ja niiden jatkumista.
• Skenaarioanalyysi, jossa tunnistetaan mahdollisia vaihtoehtoisia kehityskulkuja.
• Ekstrapolaatio, jossa olemassa olevia kehityssuuntia jatketaan tulevaisuuteen.

Menetelmä on erityisen hyödyllinen esimerkiksi talouden, teknologian ja markkinoiden kehityksen ennustamisessa. Forecasting auttaa varautumaan tulevaisuuteen tunnistamalla todennäköisiä kehityskulkuja ja mahdollisia muutostekijöitä.

Backcasting-menetelmässä päätetään ensiksi tulevaisuustarkastelun aikaväli ja tavoite (esim. vuosi 2035). Tässä vaiheessa voidaan päättää myös, minkälaista tulevaisuutta tavoitellaan, yleensä toivottavaa. Tämän jälkeen hahmotellaan valitun hetken tulevaisuuskuva eli vastataan kysymykseen, miltä organisaation toimintaympäristö ja maailma näyttää kyseisenä ajankohtana. Lisäksi viritetään tarkasteluun osallistuvia miettimään, mitä eri toimijoiden organisaatiossa pitäisi tehdä tulevaisuuskuvan saavuttamiseksi.

Kun tulevaisuuskuva on muodostettu, niin kuvitellaan ja luonnostellaan siihen johtava kehityspolku peruuttaen tulevaisuuskuvan hetkestä kohti nykyhetkeä. Muutospolulle voidaan asettaa alku- ja loppupisteen lisäksi tarkastelupisteitä, esim. vuodet 2031 ja 2027. Tarkastelupisteet auttavat palastelemaan kehityspolkua helpommin hallittaviin ja hahmotettaviin kokonaisuuksiin. Tarkasteluun osallistuvat vastaavat tässä vaiheessa seuraaviin kysymyksiin: Miltä maailma ja toimintaympäristö näyttävät vuosina 2031 ja 2027? Mitä eri toimijoiden organisaatiossa pitäisi tehdä, jotta tarkastelupisteen tulevaisuuskuva toteutuisi organisaatiossa? Tämän jälkeen alku- ja loppupisteen sekä tarkastelupisteiden tulokset yhdistetään. Näistä muodostuu tulevaisuuskuva ja muutospolku, joiden kokonaisuus on backcasting-skenaario. Lisätietoa backcasting-menetelmästä löytyy esim. tästä artikkelista.

Delfoi-menetelmä

Delfoi-menetelmä on vuorovaikutteinen ja systemaattinen asiantuntijakysely, jota käytetään tulevaisuuden ennakointiin ja päätöksenteon tueksi. Menetelmässä asiantuntijat arvioivat ja kommentoivat anonyymisti tiettyä aihetta useassa kierroksessa, mikä mahdollistaa näkökulmien syventämisen ja perustelujen kirkastamisen. Delfoi eroaa perinteisistä kyselyistä siinä, että se on iteratiivinen prosessi: vastauksia kerätään useassa vaiheessa, ja jokaisella kierroksella osallistujat saavat mahdollisuuden tarkentaa näkemyksiään muiden asiantuntijoiden perusteluiden pohjalta. Tämä mahdollistaa aiheen syvällisen tarkastelun ja auttaa tunnistamaan keskeisiä epävarmuustekijöitä sekä kehityssuuntia.

Nykyisin Delfoin keskiössä ei ole pelkästään konsensuksen tavoittelu, vaan myös erilaisten vaihtoehtoisten ja perusteltujen tulevaisuuskuvien tunnistaminen. Tämä moninäkökulmainen lähestymistapa tekee menetelmästä erityisen arvokkaan monimutkaisten ilmiöiden analysoinnissa ja strategisessa päätöksenteossa. Delfoi-menetelmää sovelletaan laajasti esimerkiksi teknologiakehityksen, koulutuksen, terveydenhuollon ja yhteiskunnallisten muutosten ennakoinnissa, missä se auttaa tunnistamaan tulevaisuuden mahdollisuuksia ja haasteita jo varhaisessa vaiheessa. Delfoi-menetelmästä lisää esimerkiksi tästä teoksesta.

Tulevaisuusverstas

Tulevaisuusverstas on luova ja osallistava menetelmä, jossa ryhmä ihmisiä yhdessä tutkii, ideoi ja rakentaa vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia. Se yhdistää luovan ajattelun ja systemaattisen analyysin, ja sen avulla voidaan käsitellä monimutkaisia ilmiöitä, tunnistaa kehityspolkuja ja suunnitella toivottua tulevaisuutta.

Keskeiset vaiheet:

1. Nykytilan analyysi – Määritellään tarkasteltava aihe ja sen keskeiset haasteet ja mahdollisuudet.
2. Tulevaisuuskuvien rakentaminen – Osallistujat ideoivat ja luovat erilaisia tulevaisuusskenaarioita.
3. Takaisin nykyhetkeen – Tunnistetaan tarvittavat toimenpiteet, joilla voidaan edetä haluttuun tulevaisuuteen (backcasting).
4. Toimenpiteiden suunnittelu – Konkretisoidaan, miten muutoksia voidaan edistää käytännössä.

Tulevaisuusverstas sopii erityisesti organisaatioille, yhteisöille ja päätöksentekijöille, jotka haluavat kehittää strategioita, innovaatioita ja pitkän aikavälin ratkaisuja osallistavalla ja inspiroivalla tavalla. Tulevaisuusverstaan parhaita puolia ja hyötyjä ovat muun muassa seuraavat:

1. Osallistava ja moninäkökulmainen
   • Tulevaisuusverstas tuo yhteen eri taustaisia ihmisiä, mikä rikastaa keskustelua ja auttaa tunnistamaan uusia näkökulmia. Osallistujat voivat olla asiantuntijoita, päättäjiä, työntekijöitä tai kansalaisia – monimuotoisuus on menetelmän vahvuus.
2. Luovuus ja innovatiivisuus
   • Menetelmä rohkaisee ajattelemaan vapaasti ja kyseenalaistamaan nykyisiä oletuksia. Tämä auttaa löytämään uusia ideoita ja mahdollisuuksia, joita perinteisemmät analyysimenetelmät eivät välttämättä tunnista.
3. Konkreettiset tulevaisuuspolut
   • Tulevaisuusverstaassa ei vain visioida mahdollisia tulevaisuuksia, vaan myös tunnistetaan askelmerkit niiden saavuttamiseksi. Backcasting-vaiheen avulla ideoista muotoutuu konkreettisia toimintasuunnitelmia.
4. Sitoutuminen ja motivaatio
   • Koska osallistujat pääsevät itse vaikuttamaan tulevaisuuden suunnitteluun, he myös sitoutuvat paremmin tavoitteisiin ja niiden toteuttamiseen. Tämä tekee menetelmästä hyödyllisen esimerkiksi organisaatioiden strategiatyössä tai yhteisöllisessä kehittämisessä.
5. Joustavuus ja sovellettavuus
   • Tulevaisuusverstas voidaan mukauttaa eri tarpeisiin ja kohderyhmille, olipa kyseessä yrityksen strateginen suunnittelu, kaupungin kehityshanke tai koulutusorganisaation tulevaisuustyö.

Kokonaisuudessaan tulevaisuusverstas yhdistää luovan ajattelun, yhteiskehittämisen ja strategisen suunnittelun, mikä tekee siitä tehokkaan ja vaikuttavan työkalun tulevaisuuden hahmottamiseen ja ohjaamiseen.

Opas heikkojen signaalien tulkintaan

 

Ennakointisivusto on kehitetty osana ESR+ -rahoitettua vuosina 2023-2025 toteutettua Luotain-hanketta. Katso lisää Luotain-hankkeesta täältä.

Lisätietoja Etelä-Karjalan alueellisesta ennakoinnista: aluekehitysasiantuntija Anni Laihanen, [email protected], 040 483 5216