Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Jotta tietopyyntöjä asiakirjoista olisi helpompi tehdä, jokaisen tiedonhallintayksikön on pidettävä yllä ajantasaista asiakirjajulkisuuskuvausta, josta käy ilmi millaisia tietovarantoja/tietoaineistoja se pitää hallussaan.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita yksilöimään tietopyyntönsä entistä paremmin ja kohdistamaan ne oikealle viranomaiselle. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä.
Etelä-Karjalan liiton asiarekisteri
Etelä-Karjalan liiton asiarekisteri on kokonaisuus, josta ilmenee Etelä-Karjalan liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Etelä-Karjalan liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii asianhallintajärjestelmä, jossa myös säilytetään määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Päätearkistoon on siirretty Kansallisarkiston pysyvästi säilytettäväksi määräämät ja pitkään säilytettävät paperiset asiakirjat.
Tietovarannot ja arkistot
Etelä-Karjalan liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.
Tietovarannolla tarkoitetaan Etelä-Karjalan liitolle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä, tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Etelä-Karjalan liiton tietoaineistot eivät pääasiassa ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.
Arkistot
Etelä-Karjalan liiton arkisto koostuu pitkään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, joita säilytetään päätearkistossa. Etelä-Karjalan liitossa säilytetään paperisena myös Etelä-Karjalan seutukaavaliiton aineistoja.
Tietovarannot
Hallintotietovaranto
Hallintoasioiden ohjauksen, johtamisen, toiminnan järjestämisen ja päätöksenteon tietoaineistot, kuten:
- maakuntavaltuuston, maakuntahallituksen, tarkastuslautakunnan, ja maakunnan yhteistyöryhmän pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset, jotka ovat osittain saatavilla internet-osoitteesta Etusivu – Etelä-Karjalan liitto (ekarjala.fi)
- hallinnon säännöt, määräykset ja ohjeet
- toiminnan suunnittelun ja strategia-asiakirjat.
Henkilöstötietovaranto
Henkilöstön rekrytoinnin ja palvelussuhteen hoitamisen, osaamisen kehittämisen ja työhyvinvoinnin edistämisen tietoaineistot. Palvelussuhdetiedot, palkkojen ja palkkioiden maksamisen tietoaineistot. Luottamushenkilörekisteri ja luottamushenkilöiden sidonnaisuusrekisteri, jonka tiedot ovat osittain saatavilla internet-osoitteesta Sidonnaisuudet – Etelä-Karjalan liitto (ekarjala.fi)
Taloustietovaranto
Talouden suunnittelun ja seurannan, kirjanpidon ja maksuliikenteen, rahoituksen ja varainhallinnan, omaisuuden hallinnan ja hankintatoimen tietoaineistot. Talouden toteumatiedot ovat saatavilla internet-osoitteesta https://www.tutkihallintoa.fi/kunnat/kuntayhtymientalous/kuntayhtymien-neljannesvuosiraportointi/
Aluekehityksen tietovaranto
Aluekehitystä ohjaavien ohjelmien ja strategioiden sekä muun kehittämis- ja suunnittelutoiminnan tietoaineistot, alue- ja rakennepolitiikan ja rajat ylittävän yhteistyön (CBC) ohjelmahallinnon ja hankerahoituksen tietoaineistot
- EU-ohjelmakauden 2014–2020 hanketiedot EURA-järjestelmässä https://www.eura2014.fi/rrtiepa/
- CBC-ohjelmakauden 2014–2020 hanketiedot internet-sivulla Tietopalvelu – SEFR CBC
Alueiden käytön suunnittelun tietovaranto
Maakuntakaavan laadintaan ja ylläpitoon, liikenne-, ympäristö- ja luonnonvara-asioiden suunnitteluun, ohjaukseen ja kehittämiseen liittyvät tietoaineistot sekä paikkatietoaineistot. Maakuntakaavayhdistelmä on saatavilla internet-osoitteessa Maakuntakaavayhdistelmä – Etelä-Karjalan liitto (ekarjala.fi)
Viestinnän tietovaranto
Viestinnän ja tiedottamisen ohjaukseen ja järjestämiseen liittyvät tietoaineistot. Tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämisen tietoaineistot.
Tiedonhallinnan tietovaranto
Tiedonhallintaan, tietoturvaan, tietosuojaan sekä tietojärjestelmien ylläpitoon liittyvät aineistot.
Tietojärjestelmät
Etelä-Karjalan liiton asiakirjoja hallitaan asianhallintajärjestelmässä, taloushallinnon järjestelmissä, henkilöstöhallinnon järjestelmissä, Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnoimassa EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointijärjestelmässä (EURA 2014 ja EURA 2021), Rajat ylittävän yhteistyöohjelman hallinnointijärjestelmässä (PROMAS), paikkatietojärjestelmässä sekä maakuntakaavan ylläpitojärjestelmässä.
- Asianhallintajärjestelmän käyttötarkoitus: käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta, viranhaltijapäätösten, esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinnan ja julkaisun työväline
- Taloushallinnon järjestelmien käyttötarkoitus: maksuaineistojen käsittely, ostoreskontra, kirjanpito, ostolaskujen hyväksyminen, myyntilaskut, talousraportointi
- Henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttötarkoitus: Palkka- ja palvelussuhdeasiat, työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen, työajan seuranta, henkilöstöetuuksien hallinta
- EU-rakennerahastohankkeiden hallintajärjestelmä (EURA 2014 ja EURA 2021): hankkeiden päätösvalmistelu, maksatus ja seuranta.
- Rajat ylittävän yhteistyöohjelman hallinnointijärjestelmän (PROMAS) käyttötarkoitus: ohjelman ja hankkeiden hallinnointi
- Paikkatietojärjestelmän käyttötarkoitus: paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen
- Maakuntakaavojen tietojärjestelmän käyttötarkoitus: hyväksyttyjen maakuntakaava-aineistojen ylläpito
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Asiakirjoja koskeva tietopyyntö on yksilöitävä riittävän tarkasti, jotta siitä ilmenee, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin asiakirjan sisältämää tietoa käytetään. Tietopyynnön voi laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostilla tai kirjeitse.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei voida antaa tietoja pyytäneelle, hänelle annetaan perusteltu päätös, johon hän voi halutessaan hakea muutosta.
Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai, mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Asiakirjan tyypistä riippuen Etelä-Karjalan liitto voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Tietopyyntö lähetetään Etelä-Karjalan liiton kirjaamoon joko sähköpostitse [email protected] tai postitse osoitteeseen Etelä-Karjalan liitto, Kauppakatu 40 D, 53100 Lappeenranta
Lisätietoja:
hallinto- ja kehittämisjohtaja Olli Seppänen
puh. +358 40 139 0175
[email protected]