Valikko Sulje

Etelä-Karjalan liiton asiakirjajulkisuus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Etelä-Karjalan liitto muodostaa tiedonhallintalaissa mainitun tiedonhallintayksikön. Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen ja asiakirjajulkisuuden toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 606/2019) mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa Etelä-Karjalan liiton asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten sen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita yksilöimään tietopyyntönsä entistä paremmin ja kohdistamaan ne oikealle viranomaiselle.

Etelä-Karjalan liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Asiarekisteristä ilmenee Etelä-Karjalan liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Etelä-Karjalan liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Tietovarannot ja tietojärjestelmät

Tietovarannolla tarkoitetaan Etelä-Karjalan liitolle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä, tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa, jota käsitellään tietojärjestelmien tai manuaalisesti

Etelä-Karjalan liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Etelä-Karjalan liiton tietoaineistot eivät ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

Fyysiset tietovarannot (arkistot)

Etelä-Karjalan liiton arkisto koostuu pitkään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, joita säilytetään päätearkistossa.  Etelä-Karjalan liitossa säilytetään paperisena myös Etelä-Karjalan seutukaavaliiton aineistoja.

Loogiset tietovarannot (rekisterit)

Hallintotietovaranto. Käyttötarkoitus: Hallintoasioiden ohjaus. Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen sisältäen ohjelma-, hanke- ja projektitoiminnan. Päätöksenteko ja johtaminen. Tarkastustoimi. Kotimainen yhteistyö.

Henkilöstötietovaranto. Käyttötarkoitus: Henkilöstöasioiden ohjaus. Palvelussuhdeasiat. Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.

Taloushallinnon tietovaranto. Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta. Rahoitus ja varainhallinta. Kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi. Omien palveluiden ja tuotteiden myynti.

Lainsäädännön ja lainsäädännön soveltamisen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Lausuntojen antaminen lakien ja asetusten säätämisestä ja soveltamisesta. Työryhmiin osallistuminen.

Kansainvälisten asioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Kansainväliseen toimintaan osallistuminen. Jäsenyydet kansainvälisissä organisaatioissa. Kansainvälisten organisaatioiden toimintaan osallistuminen sisältäen työryhmätyöskentelyn ja lausuntojen antamisen.

Tiedonhallinnan ja viestintäpalveluiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Tiedonhallinnan ja viestintäpalvelujen ohjaus. Tiedonhallinnan ja tietopalvelun järjestäminen, käsittäen tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin kehittämisen, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin, tietopalvelun ja tilastotoimen. Viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen. Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito

Liikenteen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Liikenteen suunnittelu ja kehittäminen.

Maankäytön, rakentamisen ja asumisen tietovaranto. Käyttötarkoitus: Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis-, asema- ja rantakaavoista.

Ympäristöasioiden tietovaranto. Käyttötarkoitus: Ympäristöasioiden ohjaus sisältäen lausuntojen antaminen ympäristöasioista ja osallistuminen ympäristöasioiden työryhmiin. Ympäristönsuojelu sisältäen lausuntojen antamisen.

Tietojärjestelmät

Etelä-Karjalan liiton asiakirjoja hallitaan asianhallintajärjestelmässä, taloushallinnon järjestelmissä, henkilöstöhallinnon järjestelmissä, Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnoimassa EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointijärjestelmässä (EURA2014), paikkatietojärjestelmässä sekä maakuntakaavan ylläpitojärjestelmässä.

  • Asianhallintajärjestelmän käyttötarkoitus: käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta, viranhaltijapäätösten, esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinnan ja julkaisun työväline.
  • Taloushallinnon järjestelmien käyttötarkoitus: maksuaineiston arkisto, ostoreskontra, kirjanpito, ostolaskujen hyväksyminen, myyntilaskut.
  • Henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttötarkoitus: Palkka- ja palvelussuhdeasiat, työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen, työajan seuranta, henkilöstöetuuksien hallinta.
  • EU-rakennerahastohankkeiden hallintajärjestelmä (EURA2014): hankkeiden päätösvalmistelu, maksatus ja seuranta.
  • Paikkatietojärjestelmän käyttötarkoitus: Paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen.
  • Maakuntakaavojen tietojärjestelmän käyttötarkoitus: hyväksyttyjen maakuntakaava-aineistojen ylläpito.

 Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asiakirjoja koskeva tietopyyntö on kuitenkin yksilöitävä riittävän tarkasti, jotta siitä ilmenee, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Hakutekijöinä voivat olla asian, hankkeen, yrityksen, yhteisön tai henkilön nimi, asianumero sekä ajankohta. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin asiakirjan sisältämää tietoa käytetään. Tietopyynnön voi laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostilla tai kirjeitse

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei voida antaa, tietoja pyytäneelle hänelle annetaan perusteltu päätös, johon hän voi halutessaan hakea muutosta.

Tietopyyntö rekisteröidään kirjaamossa ja toimitetaan eteenpäin oikealle taholle vastattavaksi. Tietopyyntöön vastataan kahden viikon kuluessa tai, mikäli pyyntö koskee laajoja asiakirjakokonaisuuksia, pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Asiakirjan tyypistä riippuen Etelä-Karjalan liitto voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietopyyntö lähetetään Etelä-Karjalan liiton kirjaamoon joko sähköpostitse kirjaamo@ekarjala.fi tai postitse osoitteeseen Etelä-Karjalan liitto, Kauppakatu 40 D, 53100 Lappeenranta

Lisätietoja:

vs. hallinto- ja kehittämisjohtaja Susanna Kaskinen

puh. +358 40 6825 819

nimi.sukunimi@ekarjala.fi